VÅR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER

Du har blivit hänvisad hit för att Cubsec AB (” Cubsec”, ”vi” eller ”oss”) såsom personuppgiftsansvariga behandlar personuppgifter om dig, vilket vi gör för att du är en viktig person för oss och vår verksamhet. Behandlingen sker i enlighet med gällande regelverk, inklusive dataskyddsförordningen (”GDPR”) samt vad som i övrigt anges nedan. Har du frågor eller funderingar kring hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss, se kontaktuppgifter nedan.

Utöver att säkerställa att vår behandling av dina personuppgifter är korrekt och transparent i förhållande till dig strävar vi alltid efter att hålla en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter där vi löpande bedömer och tar hänsyn till såväl tekniska som organisatoriska risker för att på bästa sätt skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst, användning, förändring och radering.

INNEHÅLL

Vår behandling av dina personuppgifter beskrivs nedan i sju olika avsnitt, varav en eller flera kan komma att beröra dig beroende på vilken relation du har till oss, följt av en generell beskrivning om myndighetsrapportering samt hur och vad du kan kontakta oss om angående vår behandling av dina personuppgifter generellt.

Avsnitt 1 –Marknadsföring och kunskapsutbyte beskrivs den personuppgiftsbehandling som sker i samband med att vi kommunicerar och upprätthåller våra kontaktnät för marknadsföring och kunskapsutbyte samt för hantering av våra samarbetspartner och leverantörer.

Avsnitt 2 – Arbetssökande riktar vi oss till dig som har eller planerar att skicka in en jobbansökan till Cubsec

Avsnitt 3 – Medarbetare och kontaktpersoner till medarbetare redogör vi för hur vi hanterar dig som medarbetare eller kontaktperson (anhörig) medarbetare.

Avsnitt 4 – Kunders och kundrepresentanters personuppgifter i samband nya avtal, fullföljandet av avtal redogör vi för hur vi hanterar dig som kund, antingen i egenskap av privatperson eller som representant för ett bolag eller en annan verksamhet.

Avsnitt 5 – Utförande av uppdrag beskriver vi mycket kortfattat den behandling av uppgifter om andra personer än kunder  eller dess representant som kan komma att ske inom ramen för utförandet av uppdrag för våra kunder. På grund av den  sekretessen som omgärdar våra uppdrag, till förmån för våra kunder, får denna hantering dock inte utlämnas i detalj.

Avsnitt 6 – Generell information och dina rättigheter kan du läsa mer om vilka som kan få tillgång till dina uppgifter, vilka rättigheter du har som individ samt hur du kan kontakta oss för att få veta mer.

1. Marknadsföring och kunskapsutbyte

Varför vi behandlar (Ändamål)

Vi behandlar dina uppgifter för att upprätthålla våra kontakter för att hålla vår kunskap och information om dig uppdaterad och aktuell, samt för att marknadsföra våra tjänster och hålla kontakten med våra samarbetspartners samt leverantörer.

Vi behandlar även dina uppgifter för att uppfylla våra redovisningsskyldigheter i förhållande till leverantörer samt i samband med representation.

Hur vi behandlar

Vi samlar in uppgifterna och sammanställer dem, bl.a. baserat på vilken typ av säkerhets och trygghetslösningar vi bedömer att du är intresserad av och vilka event, utbildningar och seminarier du deltagit i hos oss. I samband med utskick och inbjudningar använder vi oss av externa leverantörer för teknisk funktionalitet inom ramen för de angivna ändamålen, såsom exempelvis utskick av mejl samt hantering av anmälningar till seminarier och andra event.

Vad vi behandlar

Vi hanterar i huvudsak dina kontaktuppgifter, din roll i din organisation samt information om vilken typ av säkerhets och trygghetslösningar  vi uppfattar är mest intressant och relevant för dig.

I begränsad utsträckning kan vi komma att behandla uppgifter om eventuella fritidsintressen såsom fotboll, golf, segling eller liknande i den mån vi arrangerar sådana tillställningar, vilket vi dock kommer informera ytterligare om i samband med dessa tillställningar.

Rättslig grund – Berättigat intresse

I den behandling vi redogör för ovan tar vi hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse (såsom det anges ovan under ”Ändamål”) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

Rättslig skyldighet. Bokföringslagen ställer även krav på oss ifråga om redovisning och fakturering.

Insamling och utlämnande

Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade från dig. Vi delar med oss av uppgifterna endast till sådana leverantörer som behövs för utförande av de behandlingar, och inom ramen för de ändamål som anges ovan. Exempelvis:

  • Betallösningar (kortföretag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
  • Marknadsföring (via reklambyråer, webb/mediebyråer och därtill kopplad distribution samt sociala medier).
  • IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

Lagringsperiod

Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål, i det här fallet två år från det att vi senast hörde från dig.

2. Arbetssökande

Varför vi behandlar (Ändamål)

Vi behandlar dina uppgifter för att hantera din ansökan och för att kunna bedöma, jämföra och matcha mot de behov vi har av resurser.

Vi lagrar dina uppgifter såsom anges nedan för att kunna återkoppla till dig om ett nytt behov uppstår inom tiden för lagringen.

Hur vi behandlar

Vi sammanställer den information du skickat och jämför med andra kandidater samt med våra behov. Vi stämmer av informationen muntligt med referenser samt kompletterar informationen med sådana uppgifter vi får från dessa referenser.

Vad vi behandlar

Primärt behandlar vi sådan information som du skickat till oss i din ansökan, dvs. ditt CV och ditt personliga brev.

Vi kompletterar denna information med uppgifter från referenser för att få en så ändamålsenlig bild som möjligt av dig som kandidat.

Rättslig grund – Berättigat intresse

I den behandling vi redogör för ovan tar vi hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse (såsom det anges ovan under ”Ändamål”) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

Bevakningslagen ställer omfattande krav på auktoriserade bevakningsföretag i form av hur uppgifter som enligt lag skall dokumenteras och sparas. Det finns en rad andra lagar som berör oss avseende säkerhetsskydd. Delar av dessa lagar berör även personer som skall säkerhets prövas innan anställning sker. Vi informerar alltid om och hur säkerhetsprövning sker samt med vilka lagstöd.

Berättigat intresse
Utöver den behandling som är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter sker även viss behandling med stöd av ett berättigat intresse. Vi tar däri hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse (såsom det anges ovan under ”Ändamål”) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

Insamling och ev. utlämnande

Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade direkt från dig. I samband med ansökan kan vi att komma att samla in uppgifter från referenser. Vi delar inte med oss av din ansökan om vi inte särskilt frågat om det.

I samband med säkerhetsprövning av kandidat som gått vidare för anställning kan vi behöva samla in uppgifter från publika register såsom www.allabolag.seCreditsafe och motsvarande för att komplettera och bekräfta uppgifterna vi fått från dig.

Vi kommer inte att lämna ut personuppgifter till utomstående annat än i de fall (i) då det särskilt överenskommits mellan oss och dig, (ii) då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter, (iii) om det är nödvändigt för att vi skall fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol, eller (iv) för det fall vi anlitar utomstående tjänsteleverantörer inom Sverige som utför uppdrag för vår räkning såsom exempelvis teknisk funktionalitet inom ramen för ovanstående ändamål. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till domstolar, myndigheter, motparter och motpartsombud om det är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter.

Lagringsperiod

Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål, i det här fallet 12 månader från tiden för din ansökan (såvida du inte begär annat, vilket vi naturligtvis respekterar). Om du blir anställd av oss kommer uppgifterna i din ansökan lagras och behandlas i enlighet med vad som anges i vår policy för behandling av anställdas personuppgifter, vilken endast tillhandahålls våra medarbetare.

3. Medarbetare och kontaktpersoner till medarbetare

Om du som medarbetare vill veta hur vi behandlar dina personuppgifter hänvisas till Cubsec interna styrdokument. Nedan följer information för kontaktpersoner till medarbetare.

Varför vi behandlar (Ändamål)

Personuppgifterna för dig som kontaktperson till medarbetare används för att vi ska kunna ta kontakt med dig om något inträffar vår medarbetare eller annan plötslig oförutsedd händelse sker och där vi bedömer att medarbetarens kontaktperson behöver kontaktas för att hjälpa medarbetaren i situationen. Uppgifterna kommer in från den som är anställd medarbetare eller direkt av dig som anhörig.

Hur vi behandlar

För dig som är kontaktperson till en anställd hos på Cubsec meddelar vi när och om vi behandlar dina uppgifter med anledning av att den anställde har lämnat uppgifterna till oss.

Vad vi behandlar

Vi behandlar uppgifter som namn, adress och telefonnummer.

Insamling och ev. utlämnande

Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade direkt från den som är anställd medarbetare eller direkt av dig som anhörig. Vi delar inte med oss av din ansökan om vi inte särskilt frågat om det.

Lagringsperiod

Dina personuppgifter sparas så länge anställningen består för medarbetaren eller fram till dess att du meddelar att du inte längre vill vara kvar som kontaktperson till anställd.

4. Kunders och kundrepresentanters personuppgifter i samband  nya avtal, fullföljandet av avtal samt vid själva utförandet av uppdrag

Varför vi behandlar (Ändamål)

Vi behandlar uppgifterna för att genomföra obligatorisk risk- och säkerhetsbedömningar inklusive behörighetskontroll, utföra och administrera uppdraget, för att tillvarata dina intressen, samt för redovisnings- och faktureringsändamål.

Uppgifterna kan också användas för affärs- och metodutveckling, marknadsanalys, statistik och riskhantering

Hur vi behandlar

Vi samlar in uppgifterna och stämmer av mot våra register, sparar i våra system för ärende- och fakturahantering.

Vad vi behandlar

Uppgifterna vi behandlar om dig är de uppgifter du lämnar till oss som är av relevans för ärendet ifråga, din roll i den verksamhet du representerar och i respektive ärende. I förekommande fall behöver vi ditt personnummer för att korrekt identifiera dig.

Rättslig grund

Rättslig skyldighet
Bokföringslagen ställer krav på oss ifråga om redovisning och fakturering.

Bevakningslagen ställer omfattande krav på auktoriserade bevakningsföretag i form av hur uppgifter som enligt lag skall dokumenteras och sparas. Det finns en rad andra lagar som berör oss avseende tjänstensutförande, säkerhet och sekretess.

Berättigat intresse
Utöver den behandling som är nödvändig för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter sker även viss behandling med stöd av ett berättigat intresse. Vi tar däri hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse (såsom det anges ovan under ”Ändamål”) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

Insamling och ev. utlämnande

Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade direkt från dig. I samband med antagande av ny kund kan vi behöva samla in uppgifter från publika register såsom www.allabolag.seCreditsafe och motsvarande för att komplettera och bekräfta uppgifterna vi fått från dig om den verksamhet du representerar samt om dig som person och andra representanter för verksamheten.

Vi kommer inte att lämna ut personuppgifter till utomstående annat än i de fall (i) då det särskilt överenskommits mellan oss och dig, (ii) då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter, (iii) om det är nödvändigt för att vi skall fullgöra lagstadgad skyldighet eller efterkomma myndighetsbeslut eller beslut av domstol, eller (iv) för det fall vi anlitar utomstående tjänsteleverantörer inom Sverige som utför uppdrag för vår räkning såsom exempelvis teknisk funktionalitet inom ramen för ovanstående ändamål. Uppgifterna kan komma att lämnas ut till domstolar, myndigheter, motparter och motpartsombud om det är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter.

Lagringsperiod

Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål; enligt Vägledande regler för god sed i bevakningsbranschen, under en tid om tre år från dagen för ärendets slutförande, eller den längre tid som påkallas av ärendets natur, exempelvis vid fortsatt rådgivning för samma kund varvid det ofta ligger i kundens  intresse att även äldre ärenden sparas.

5. Personuppgifter i utförandet av våra uppdrag

Inom ramen för utförandet av våra uppdrag behandlar vi uppgifter (i förkommande fall) om kundens entreprenörer/leverantörer, samarbetspartner eller andra aktörer relevanta för uppdraget och tillvaratagandet av vår kundersintressen. Den sekretessen som omgärdar auktoriserade bevakningsföretag och som anges i lag medför att vi inte kan informera någon annan än vår kunder något ytterligare om just denna del av vår behandling av personuppgifter.

Även denna behandling sker dock i övrigt i enlighet med gällande regler om dataskydd.

6. Myndighetsrapportering och dina rättigheter

Cubsec som auktoriserat bevakningsföretag är ansvarig för behandling av personuppgifter som sker i tjänstens utförande av medarbetare och där det är särskilt föreskrivet i lag eller annan författning om hur bevakningspersonal eller annan personal med viss befattning inom bevakningsföretaget ska behandla personuppgifter. Exempel på situation är när en väktare/orningsvakt/skyddsvakt i sitt bevakningsarbete misstänker eller får kännedom om att brott begåtts, som hör under allmänt åtal och som det kan följa fängelse på, mot den som bevakningen avser att skydda. Detsamma gäller bevakning i larmcentral eller när en väktare griper en person med lagligt stöd. Behandlingen sker för att den är nödvändig att utföra en rättslig förpliktelse. Personuppgifter som sparas i samband med gripande kan vara namn, personnummer, bild och adress om uppgifterna är kända.

Endast polismyndigheten och andra myndigheter som anges i författning får ta del av uppgifterna samt även kunden för bevakningsuppdraget.

Cubsec lagrar inte dina uppgifter längre än vad som är nödvändigt för att kunna rapportera uppgifterna och visa på efterlevnaden av reglerna enligt lag. Så snart uppgifterna har överlämnats till myndigheten raderar Cubsec uppgifterna och behåller endast uppgifter om händelsen, såvida inte Cubsec behöver uppgifterna inför framtida vittnesmål. Rapportering som sker via larmcentralen behöver exempelvis sparas i minst ett år då det krävs för journalföring enligt gällande lag och certifieringingar.

Du har rätt att, i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, när som helst begära tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig. Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade, att begära radering av dina personuppgifter eller begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, utöva din rätt till dataportabilitet och invända mot behandlingen av dina personuppgifter.

Om behandling baseras på samtycke har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke till behandlingen.

Om du vill utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet (Datainspektionen, www.datainspektionen.se) om du anser att dina personuppgifter inte behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Cubsec AB
dataprotection@cubsec.se
+46 (0)771-761 900
Långedragsvägen 48, 426 71 Västra Frölunda